Política de tratamiento de datos personales

Información general

Propósito

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales se expide en cumplimiento de la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, la Decreto Único 1074 de 2015, Resolución 2881 de 2018, y demás normas concordantes en materia de protección de Datos Personales, y tiene como finalidad que C-NEUTRAL S.A.S. (en adelante C-NEUTRAL), en su condición de responsable de manejo de la información personal que se encuentran en sus Bases de Datos, realice el Tratamiento de la misma en estricto cumplimiento de la normatividad aplicable, garantizando los derechos que a sus Titulares les corresponden.

Alcance

La presente Política de Tratamiento de la Información se aplicará a todos los procesos organizacionales de C-NEUTRAL que impliquen el tratamiento de datos personales. En ese sentido, C-NEUTRAL dará pleno cumplimiento a lo estipulado en la presente Política para llevar a cabo todo comportamiento que implique tratamiento de la información. E incluye la interacción con los sitios y plataformas Dominios relacionados enseguida:

• www.C-NEUTRAL.co
• www.biita.com.co
• Biita App

Responsable

C-NEUTRAL es la persona jurídica Responsable del Tratamiento de los Datos Personales contenidos en sus Bases de Datos. Sus datos de contacto son los siguientes:

Vigencia de la política

La presente Política entra en vigor el 12 de abril de 2021 y será actualizada bajo las leyes colombianas vigentes.

Definiciones

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
• Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales objeto de Tratamiento.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, entre otros, clientes, usuarios, consumidores que el suministran información a C-NEUTRAL.
• Dato Sensible: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede gene r a r su discriminación,  tales como los que  revelen  el origen racial  o étnico, la  orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueven intereses de cualquier partido político o que garantizan los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. De conformidad con la ley, el Titular no está obligado a suministrar datos de tipo sensible.
• Dato Público: Aquellos que no son semiprivados, privados o sensibles (p. ejemplo los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Política: Se refiere a la presente Política para el Tratamiento de Datos Personales.
• C-NEUTRAL: C-NEUTRAL S.A.S. 
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. 
• Titular: Persona natural cuyos Datos Personales son objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Principios

C-NEUTRAL se compromete a respetar los siguientes principios durante el Tratamiento de los Datos Personales contenidos en sus Bases de Datos:

• Finalidad:  Las finalidades del Tratamiento de los Datos Personales establecidas en el Aviso de Privacidad que se les comunicará de manera oportuna a su Titular.
• Libertad: El Tratamiento de los Datos Personales estará precedido de un consentimiento previo, expreso e informado por parte del Titular. No serán obtenidos ni divulgados Datos personales sin previa Autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve la Autorización previa del Titular.
• Veracidad: Los Datos Personales sujetos a Tratamiento deberán ser veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles.  No se efectuará Tratamiento alguno sobre datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Transparencia: Se garantizará el derecho de los Titulares a obtener información acerca de la existencia de los Datos Personales que le conciernan.
• Acceso y circulación restringida: Tendrán acceso a los Datos Personales que consten en las Bases de Datos de C-NEUTRAL, las personas designadas para ello por C-NEUTRAL. Los Datos Personales, excepto aquellos que sean públicos, no estarán disponibles en Internet u otros medios de comunicación masiva.
• Seguridad: Se adoptarán las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos objeto de Tratamiento, en particular para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de los Datos Personales estarán obligadas a garantizar la reserva de la información.
• Protección de datos sensibles: No se efectuará Tratamiento sobre Datos Sensibles, salvo Autorización expresa del Titular.

Tratamiento de datos personales

En ejercicio de su objeto social, el Tratamiento de Datos Personales por parte de C-NEUTRAL incluye su recolección, almacenamiento, administración, utilización, transferencia, transmisión y destrucción, en la forma señalada en la presente Política y permitida por la ley.

• C-NEUTRAL realizará el Tratamiento de Datos Personales de empleados, contratistas, proveedores, clientes, visitantes de plataformas, usuarios y terceros, entre otros, directamente o a través de contratistas o mandatarios encargados para ello.
• La recolección de Datos Personales por parte de C-NEUTRAL se limitará a aquellos datos pertinentes y adecuados para la finalidad por la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente.
• Salvo en los casos expresamente previstos en la ley, C-NEUTRAL no recolectará Datos Personales sin la Autorización previa del titular.
• C-NEUTRAL mantendrá   los   registros   necesarios   para   demostrar   cuándo   y   cómo   obtuvo   las correspondientes Autorizaciones por parte de los Titulares.
• En cumplimiento de la ley, C-NEUTRAL no recolectará ni almacenará datos de niños, niñas y adolescentes. 
• C-NEUTRAL mantendrá la confidencialidad de los Datos Personales objeto de Tratamiento y sólo los divulgará por solicitud expresa de las entidades de vigilancia y control o de las autoridades que tengan la facultad legal de solicitarlos.
• C-NEUTRAL permitirá en todo momento y de manera gratuita conocer, actualizar y corregir la información personal a los Titulares de la misma en la forma permitida por la ley.

Finalidades del tratamiento al cual serán sometidos los datos personales

Las finalidades del Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales por parte de C-NEUTRAL o de los terceros que encargue para ello, dependerá de quien provengan, de la forma indicada a continuación:

Tratamiento de Datos Personales de personas vinculadas laboralmente y exempleados: 

Se realizará para cumplir con las obligaciones laborales a cargo de C-NEUTRAL, tales como pagos de nómina, pagos y reportes al sistema general de seguridad social en salud, atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos hechas por el Titular de la información o por sus legitimarios, o por entidades del sistema general de seguridad social en salud a los que el Titular esté o hubiere estado vinculado. 

Así mismo, se realizará con el propósito de gestionar la participación de los empleados en las actividades y programas efectuados por C-NEUTRAL, lo cual incluye el envío de comunicaciones y correspondencia, de realizar investigaciones internas y auditorías,  de permitir su ingreso a los sistemas e instalaciones de C-NEUTRAL y/o de aquellas finalidades que se notifiquen en el Aviso de Privacidad

Contenido de la base de datos

Las bases de Datos Personales pueden contener la siguiente información:

• Datos Generales, tales como, nombre completo / razón social, clase y número de identificación, estado civil y género.
• Específicos como firma, nacionalidad, lugar y fecha de nacimiento y edad.
• Biométricos, tales como huella digital, fotografías y videos. 
• Datos de ubicación relacionados con la actividad comercial o profesional, tales como dirección, teléfono y correo electrónico.
• Datos de ubicación personal relacionados con la actividad privada, tales como domicilio, teléfono y correo electrónico.
• Datos de rendimiento tales como historial laboral y académico.
• Datos sensibles tales como la conformación del grupo familiar, la salud del trabajador.

Tratamiento de Datos Personales de contratistas y proveedores

Se realizará con el fin de cumplir con los procesos de negociación, presentación de ofertas comerciales, presentación de licitaciones, envío de comunicaciones y correspondencia relacionadas con las actividades ejecutadas por C-NEUTRAL o en las que tenga interés y, demás procesos de negociación llevadas a cabo con C-NEUTRAL; así como cumplir con las obligaciones contractuales a cargo de C-NEUTRAL, tales como facturación, pagos de honorarios, reportes de pagos y reportes o interacciones que por ley o por políticas C-NNEUTRAL tenga la obligación de realizar y/o de aquellas finalidades que se notifiquen en el Aviso de Privacidad. Así mismo, se realizará con el propósito de atender consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos hechos por el Titular de la información o por sus legitimarios.

Las bases de Datos Personales pueden contener la siguiente información:

Contenido de la base de datos

• Generales, tales como, nombre completo / razón social, clase y número de identificación, estado civil, género, etc.
• Específicos como firma, nacionalidad, lugar y fecha de nacimiento, edad, etc.
• Biométricos, tales como huella digital, fotografías y videos.
• Datos de ubicación relacionados con la actividad comercial o profesional, tales como dirección, teléfono y correo electrónico.
• Datos de ubicación personal relacionados con la actividad privada, tales como domicilio, teléfono y correo electrónico.
• Datos relativos a su profesión, oficio u ocupación.
• Naturaleza del contrato o negocio jurídico existente entre el proveedor y C-NEUTRAL.
• El estado de cumplimiento de sus obligaciones para con C-NEUTRAL.

Tratamiento de Datos Personales de clientes

Se realizará con el propósito de: 

• Brindar información comercial de C-NEUTRAL y cualquiera de sus marcas 
• Ser invitado a eventos y actividades con propósitos educativos y comerciales
• Cumplir con las obligaciones contractuales a cargo de C-NEUTRAL, tales como facturación, entrega de productos, reportes de pagos o interacciones que por ley o por políticas internas tenga la obligación de realizar. 
• Así mismo para ser contactado mediante mensaje de texto, correo electrónico, correo físico, vía telefónica y cualquier otro medio idóneo de comunicación, y, 
• Con el fin de atender consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechos por los Titulares de la información o por sus legitimarios.
• Aquellas finalidades que se notifiquen en el Aviso de Privacidad.

Contenido de la base de datos

Las bases de Datos Personales pueden contener la siguiente información:

• Correo electrónico
• Nombre completo
• Identificación 
• Dirección 
• Teléfono

C-NEUTRAL no recolecta información financiera de clientes ni visitantes de plataformas como números de tarjetas de crédito o débito, o números de cuentas bancarias. Lo anterior teniendo en cuenta que, los pagos de productos que se ofrecen en dichas plataformas se realizan a través de plataformas o sistemas electrónicos de pago externos a C-NEUTRAL. 

Se recomienda a los Clientes revisar las Políticas de Privacidad y Uso de la Información de las correspondientes plataformas de pago. (PAYULATAM)

Tratamiento de Datos Personales de Usuarios de los Productos C-NEUTRAL: 

Se efectuará con el propósito de: 

• Contactar a los Usuarios mediante, mensajes de texto, correo electrónico, correo físico, vía telefónica, y cualquier otro medio idóneo de comunicación, para: (i) el envío de información, publicidad, noticias, y ofrecer los Productos de C-NEUTRAL o terceros por medio de los Dominios como cualquier otra acción para dar a conocer los Productos existentes y nuevos a sus Usuarios (ii) para realizar proceso de compra y devolución de Productos adquiridos por C-NEUTRAL. (iii) envío de invitaciones a eventos realizados por C-NEUTRAL o terceros relacionados con C-NEUTRAL en el desarrollo de su objeto social. (iv) suministrar la información a terceros con los cuales tenga relación C-NEUTRAL y sea necesario entregársela para cumplir con el proceso de adquisición de los Productos. 
• Cumplir con las obligaciones a cargo de C-NEUTRAL relacionadas con la calidad de sus productos, y con el fin de atender consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechos por los Titulares de la información por sus legitimarios.
• Aquellas finalidades que se notifiquen en el Aviso de Privacidad.

Contenido de la base de datos

Las bases de Datos Personales pueden contener la siguiente información:

• Nombre, Apellidos
• Correo electrónico 
• Dirección Física
• Datos relacionados con información de hábitos (Medios de transporte, alimentación, consumo hogar y consumo en general) en virtud de los Productos ofrecidos.
• Y demás solicitada para efectos del registro, pago y demás notificadas en el Aviso de Privacidad.

Tratamiento de Datos Personales de accionistas

Se realizará con el fin de gestionar los procesos de ingreso a la compañía y cualquier otro asunto relacionado con su objeto, legalidad, gestión y reportes de desempeño y resultados sobre las inversiones y/o aquellas finalidades que se notifiquen en el Aviso de Privacidad.

Contenido de la base de datos

Las bases de Datos Personales pueden contener la siguiente información:

• Generales, tales como, nombre completo / razón social, clase y número de identificación, estado civil y género. 
• Específicos como firma, nacionalidad, lugar y fecha de nacimiento y edad.
• Biométricos, tales como huella digital, fotografías y videos.
• Datos de ubicación relacionados con la actividad comercial o profesional, tales como dirección, teléfono y correo electrónico.
• Datos de ubicación personal relacionados con la actividad privada, tales como domicilio, teléfono y correo electrónico.
• Datos relacionados con la clase de acciones de las cuales es titular, su participación de capital, el estado de cumplimiento de sus obligaciones con C-NEUTRAL y el sentido de sus votaciones en los procesos de deliberación en la Asamblea de Accionistas.

Tratamiento de Datos Personales de Terceros, entre otros, candidatos a cargos de C-NEUTRAL, miembros de gobierno, consejeros y cualquier persona con la cual C-NEUTRAL requiera interactuar en virtud de su objeto social

Se realizará con el fin de gestionar los procesos de ingreso a C-NEUTRAL y sus instalaciones, y cualquier otro asunto relacionado con su objeto y/o de aquellas finalidades que se notifiquen en el Aviso de Privacidad.

Procedimiento para la creación de bases de datos

C-NEUTRAL y los Encargados o Responsables del Tratamiento, según aplique, cumplirán el siguiente procedimiento al momento de crear una Base de Datos:

• Realizar una debida diligencia sobre las personas y los datos a los cuales se efectuará el Tratamiento, con sus respectivos documentos de soporte según las políticas de C-NEUTRAL.
• Realizar la verificación de las Autorizaciones respectivas por parte de los Titulares, previo a la inclusión de los datos en la Base de Datos correspondiente, las cuales deberán cumplir con los requerimientos mínimos exigidos por la ley.
• Crear la Base de Datos incluyendo en ésta únicamente la información que el Titular Autorizó para ser tratada según el fin señalado.
• Eliminar la Base de Datos una vez la finalidad por la cual se creó haya cesado o cuando las disposiciones legales así lo exijan.

Deberes del responsable del tratamiento 

C-NEUTRAL, en calidad de Responsable del Tratamiento, cumplirá con los siguientes deberes, sin perjuicio de los demás que puedan exigírsele de conformidad con la ley u otras disposiciones que rijan su actividad:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva Autorización otorgada por el Titular.
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección de los Datos Personales y los derechos que le asisten en virtud de la Autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, cuando ello sea necesario de conformidad con la finalidad de la Base de Datos, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
10. Tramitar las consultas, quejas, peticiones y reclamos formulados en los términos señalados en la presente Política y en la ley.
11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente política respecto de la atención de consultas, quejas, peticiones y reclamos.
12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
13. Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos.
14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
16. Cuando aplique, realizar el registro de la   base de datos de Personas Naturales ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
17. Dar cumplimiento a todas las obligaciones y administración de la base de datos en los términos indicados por la Ley, instrucciones de la Superintendencia de Industria y comercio y Políticas Corporativas de C-NEUTRAL.
18. Garantizar la implementación y cumplimiento en las bases de datos de las medidas de seguridad en los términos indicados por la Ley; instrucciones de la superintendencia de Industria y comercio Políticas Corporativas y Locales de C-NEUTRAL. Así mismo, atender e informar de manera inmediata al área Legal y demás áreas aplicables los incidentes de seguridad para la implementación oportuna y adecuada de las acciones correctivas y preventivas que sean necesarias.

Deberes de los encargados del tratamiento

C-NEUTRAL o los terceros Encargados del Tratamiento cumplirán los siguientes deberes, sin perjuicio de los demás que puedan exigírsele de conformidad con la ley u otras disposiciones que rijan su actividad:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración. pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.
4. Actualizar la información reportada por el Responsable del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
5. Tramitar las consultas, peticiones, quejas y reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente Política y en la ley.
6. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente Política y, en especial, para la atención de consultas, quejas, peticiones y reclamos por parte de los Titulares.
7. Registrar en la Base de Datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley.
8. Insertar en la Base de Datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del Dato Personal.
9. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
10. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
11. Informar   a   C-NEUTRAL, si un tercero tiene la calidad de Encargado del Tratamiento, o a la Superintendencia de Industria y Comercio si recae en C-NEUTRAL la calidad de Responsable y Encargado del Tratamiento, cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
12. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria  y Comercio.

Derechos de los titulares 

Los Titulares de los Datos Personales tendrán los siguientes derechos:

1. Conocer  sus Datos Personales; actualizarlos cuando hayan tenido alguna variación; rectificarlos cuando  resulten   inexactos,  incompletos   o  inexistes;   cancelarlos  o  suprimirlos  cuando  sean excesivos, no pertinentes o cuando el Tratamiento sea contrario a las normas, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley.
2. Solicitar prueba de la Autorización otorgada salvo cuando no sea requerido, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
3. Ser informado, previa solicitud, respecto del uso dado a sus Datos Personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.  La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Constitución y la ley.
6. Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Transferencia de datos a terceros países

De conformidad con lo establecido el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, se prohíbe la transferencia de Datos Personales de cualquier tipo a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos según los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los exigidos por la Ley 1581 de 2012. Esta prohibición no regirá cuando se trate de:

1. Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su Autorización expresa e inequívoca para la transferencia.
2. Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el Tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública.
3. Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.
4. Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.
5. Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el Responsable del Tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la Autorización del Titular.
6. Transferencias   legalmente   exigidas   para   la   salvaguardia   del   interés   público, o para   el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

Procedimiento para el ejercicio de los derechos por parte de los titulares

Consultas

Los Titulares o sus causahabientes pueden presentar consultas y peticiones relacionadas con la información personal objeto de Tratamiento por parte de C-NEUTRAL al correo electrónico referido en la información general de este documento; C-NEUTRAL deberá atender dichas consultas y peticiones en un término de die z (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recepción. Cuando no fuere posible cumplir con este tiempo, C-NEUTRAL informará al interesado expresando los motivos del retardo y la fecha en que se atenderá la consulta o petición, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

Reclamos

Los Titulares o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una Base de Datos de C-NEUTRAL debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento por parte de C-NEUTRAL de cualquiera de los deberes contenidos en la presente Política o en la ley, podrá presentar un reclamo a C-NEUTRAL, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: 

El  reclamo  se  formulará  mediante  solicitud  dirigida  al Responsable  del Tratamiento  o al Encargado del Tratamiento, al correo electrónico de C-NEUTRAL referido en la información general de este documento, con indicación de lo siguiente: (i) los datos de identificación del Titular, con los documentos de soporte de esta información;  (ii)  la  descripción  de  los hechos que dan lugar al reclamo de manera clara y concisa;  (iii)  la  dirección  física  o  electrónica  donde  desea  recibir  notificaciones,  y (iv) los documentos que fundamenten los hechos del reclamo, que quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, C-NEUTRAL requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo, para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que se ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos respectiva una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

C-NEUTRAL atenderá los reclamos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recepción. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá el mismo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El Titular o causahabiente  podrá n  elevar  quejas ante  la  Superintendencia  de  Industria  y Comercio, una vez hayan sido agotados los trámites de consulta o reclamo, según aplique, ante C-NEUTRAL.

Revocatoria de la Autorización  y/o supresión  del dato

Los Titulares podrán en todo momento revocar la Autorización concedida a C-NEUTRAL y solicitar la supresión de sus Datos Personales, con excepción de aquellos eventos en los cuales C-NEUTRAL deba conservarlos en virtud de una disposición legal o contractual. Si vencido el término legal respectivo, C-NEUTRAL no hubiere eliminado los Datos Personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la Autorización y/o la supresión de los Datos Personales.

No obstante, los Datos Personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

Medidas de seguridad

C-NEUTRAL cuenta con las medidas necesarias para garantizar la seguridad de sus Bases de Datos con el fin de evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de la información personal que se encuentra en las mismas. Como garantía de  lo anterior, las políticas  de  C-NEUTRAL  sobre seguridad de la información personal se encuentran alienadas con las leyes locales y corporativas, y éstas aseguran que C-NEUTRAL cuenta con controles de seguridad para el Tratamiento de Datos Personales, controles de seguridad en sus sistemas de información personal y procedimientos para la gestión de incidentes de seguridad. Así mismo, dichas políticas obligan a C-NEUTRAL a efectuar auditorías de manera periódica, con el fin de controlar y monitorear la seguridad de la información contenida en sus Bases de Datos y el correcto manejo de las mismas.

C-NEUTRAL cuenta con políticas de Seguridad necesarias para mantener la seguridad de los datos personales a completo cuidado y acceso restringido, adicional cada usuario tiene sus propios procesos para llevar a cabo un correcto manejo de los datos recolectados y cumplir así una adecuada administración de los datos recopilados. Todos los colegas deberán estar entrenados y tener pleno conocimiento de las políticas de seguridad que C-NEUTRAL tiene para este tipo de administración, a continuación, se detallan las políticas de seguridad de C-NEUTRAL que dan cuenta de lo anterior:

Limitación temporal para el tratamiento de datos personales

C-NEUTRAL realizará el Tratamiento de los Datos Personales recopilados en sus Bases de Datos durante el tiempo razonable y necesario según las finalidades que justifiquen el mismo,  atendiendo  a  las disposiciones aplicables  a  la  materia  de  que  se  trate  y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

Una vez cumplida la finalidad del Tratamiento o vencido el plazo máximo legal en el cual C-NEUTRAL tiene la obligación de conservar los Datos Personales, C-NEUTRAL o el tercero a quien encargue, procederá a suprimir los Datos Personales que tiene bajo posesión. No obstante, los Datos Personales deberán ser conservados por C-NEUTRAL cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal y contractual.

Autorización de uso de datos personales

Autorizo expresamente a C-NEUTRAL S.A.S y terceros que utilice como encargados del tratamiento de bases de datos (en adelante conjuntamente “C-NEUTRAL”), para que traten mis datos personales lo cual incluye recolectarlos, almacenarlos, administrarlos, utilizarlos, destruirlos, así como transferirlos o trasmitirlos entre ellos, en la forma que es permitido por la ley, conforme a la política de tratamiento y uso de datos personales, publicada en www.cneutral.co y las finalidades que allí se indican y/o que me fueron notificadas en el Aviso de Privacidad que hacen parte del presente consentimiento.

Conozco que tengo derecho a no autorizar el tratamiento de datos personales sensibles como son aquellos relativos a la salud, aquellos que revelen el origen racial o étnico, datos relacionados con  la vida sexual, datos biométricos, que revelen la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos y en general aquellos que son considerados datos personales sensibles a la luz de la legislación colombiana vigente.   

C-NEUTRAL se obliga a mantener la confidencialidad de mis datos personales y sólo divulgarla en cumplimiento de solicitudes expresas de entidades de vigilancia y control y autoridades o entidades que tengan la facultad legal de solicitarla o a quienes tenga la obligación legal de entregarla. Conozco las políticas de C-NEUTRAL para la protección y administración de información personal, los derechos que como titular me asisten y la manera de ejercerlos, y el aviso de privacidad que se encuentran en la página web www.C-NEUTRAL.co

En constancia, otorgo mi autorización en calidad de _________________  para que se realice el tratamiento de datos para los fines aquí descritos el día (___) del mes _____ del año ______

Firma: ____________________  Nombre: ____________________________ Id: _____________

Aviso de privacidad

El Aviso de Privacidad (en adelante el “Aviso”) establece los términos y condiciones en virtud de los cuales C-NEUTRAL identificado con NIT. 901.426.711-9 y con domicilio en Calle 94 Aª # 13-34 Oficina 105 en Bogotá D.C. realizará el tratamiento de sus datos personales. 

Así las cosas, quien suscribe y acepta los Términos y Condiciones, y autoriza expresamente a C-NEUTRAL S.A.S. y terceros que utilice como encargados del tratamiento de los datos personales (en adelante “C-NEUTRAL”) para que realicen el tratamiento en la forma permitido por la ley, conforme a la Política de Tratamiento y Uso de Datos Personales publicada en www.cneutral.co, y conforme a las finalidades que allí se indican, y/o que le fueron notificadas en el presente Aviso de Privacidad. 

C-NEUTRAL se compromete a informar al Titular mediante el envío del Aviso:  la identidad, el domicilio, y los datos de contacto del Responsable del Tratamiento, las finalidades y el tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales, así como los mecanismos de acceso para conocer la política de datos personales, y los mecanismos para realizar consultas, reclamos por parte del Titular en los términos de la legislación vigente.

Una vez enviado, C-NEUTRAL conservará una copia del Aviso enviado a al Titular, junto con la Autorización de Tratamiento de Datos Personales otorgada mientras el Tratamiento se realice y de conformidad con las obligaciones que le asisten a C-NEUTRAL. El archivo podrá realizar por cualquier medio físico, o electrónico disponible para estos efectos.

Última fecha de actualización: 

9 de abril de 2021